KSeF в Польше в 2026 году: что предпринимателю нужно знать?

9.10.2026

Автор статьи:

Nikita K.

KSeF — Krajowy System e-Faktur — уже стал частью повседневной работы польских предпринимателей.

Через систему компании получают и выставляют структурированные электронные фактуры, а сами документы передаются через государственную платформу Министерства финансов.

В 2026 году обязательный KSeF вводился поэтапно. Поэтому предпринимателю важно понимать не только, как выставлять фактуры, но и кто уже обязан использовать систему, как организовать доступ и что изменилось в ежедневном документообороте.

Что такое KSeF?

KSeF — государственная система для выставления, передачи, получения и хранения структурированных электронных фактур.

Вместо отправки обычного PDF контрагенту фактура формируется в установленном формате и передаётся в KSeF. После принятия системой ей присваивается уникальный номер KSeF.

Это меняет привычную логику документооборота: для многих операций фактура существует не просто как файл, а как документ зарегистрированный в государственной системе.

Когда KSeF стал обязательным?

Обязательное использование системы вводилось в несколько этапов.

С 1 февраля 2026 года обязанность выставлять фактуры через KSeF появилась у крупнейших компаний, чья стоимость продаж вместе с VAT в 2024 году превышала 200 млн zł.

С 1 апреля 2026 года обязанность распространилась на остальных предпринимателей, за исключением предусмотренной переходной льготы для самых небольших продавцов.

Если месячная стоимость продаж, документируемых фактурами, не превышает 10 000 zł brutto, предприниматель может не выставлять фактуры через KSeF до конца 2026 года. После превышения лимита обязанность возникает уже с фактуры, которой этот лимит был превышен.

С 1 января 2027 года обязательный KSeF распространяется и на эту последнюю группу предпринимателей. Krajowy System e-Faktur

Получать фактуры через KSeF нужно раньше

Здесь возникает важное различие между выставлением и получением фактур.

Даже предприниматели, которые временно освобождены от обязанности выставлять собственные фактуры через систему, должны учитывать, что получение фактур через KSeF стало обязательным уже с 1 февраля 2026 года в случаях, охваченных системой.

Например, небольшой предприниматель мог ещё не быть обязан выставлять собственные фактуры через KSeF, но уже получать через него документы от крупных поставщиков. Krajowy System e-Faktur

Поэтому просто «ничего не делать до 2027 года» для маленького бизнеса — не всегда рабочий вариант.

Как предприниматель получает доступ к KSeF?

Для работы с системой необходимо правильно настроить доступ и полномочия.

Использовать KSeF может сам налогоплательщик, например JDG или Sp. z o.o., а также уполномоченные им лица и организации — в том числе бухгалтерское бюро.

В зависимости от ситуации доступ может быть организован через соответствующую электронную идентификацию, сертификаты KSeF и предоставленные полномочия. Krajowy System e-Faktur

На практике до начала регулярной работы стоит определить:

кто будет выставлять фактуры;
кто должен иметь доступ к полученным документам;
какие полномочия нужны бухгалтеру;
через какую систему компания будет работать с KSeF;
что делать в случае отсутствия связи или временной недоступности системы.

Можно ли продолжать выставлять фактуры в своей программе?

Да, если используемая программа или бухгалтерская система поддерживает интеграцию с KSeF.

Предпринимателю не обязательно каждый раз вручную заходить на государственный портал.

Многие бухгалтерские и фактурные системы позволяют подготовить документ привычным способом, после чего передать его в KSeF через интеграцию.

Например, в Intax Wise мы используем wFirma и помогаем клиентам организовать необходимый доступ и подключение к KSeF.

При выборе программы важно убедиться, что она поддерживает актуальную версию системы и формат структурированной фактуры.

Что происходит с PDF-фактурами?

PDF может по-прежнему использоваться как удобное визуальное представление документа, но в случаях, когда фактура должна быть выставлена через KSeF, сам PDF не заменяет структурированную фактуру в системе.

Ключевое значение имеет документ, который был передан в KSeF и получил соответствующий номер.

Поэтому привычная схема «сделал PDF и отправил клиенту по email» для операций, охваченных обязательным KSeF, уже недостаточна.

А если KSeF временно не работает?

Правила предусматривают специальные режимы работы в ситуациях, когда невозможно передать фактуру в систему обычным способом.

Министерство финансов предусмотрело, в частности, режимы offline24, offline, аварии и полной аварии системы.

Конкретный порядок зависит от причины недоступности и ситуации, поэтому компании стоит заранее знать, как будет действовать её программа для выставления фактур и бухгалтерия при возникновении таких случаев. Krajowy System e-Faktur

Что предпринимателю стоит проверить прямо сейчас?

Если компания уже работает, я бы начал с нескольких практических вопросов.

Во-первых, убедитесь, что у компании настроен доступ к KSeF и нужные сотрудники или бухгалтер имеют соответствующие полномочия.

Во-вторых, проверьте, умеет ли используемая вами программа отправлять и получать структурированные фактуры.

В-третьих, определите внутренний процесс: кто выставляет документы, кто проверяет входящие фактуры и как информация попадает в бухгалтерию.

И наконец, не стоит считать, что KSeF полностью заменяет передачу документов бухгалтеру.

Банковские операции, договоры, отдельные иностранные документы, кадровая информация и другие материалы по-прежнему могут требовать отдельного обмена.

Нужно ли давать бухгалтеру доступ к KSeF?

Если бухгалтерское бюро должно самостоятельно получать документы или работать с фактурами клиента в системе, ему необходимо предоставить соответствующие полномочия.

Это позволяет бухгалтеру получать необходимые документы непосредственно через KSeF и уменьшает количество ручной передачи фактур.

При этом конкретный объём полномочий лучше согласовать заранее — бухгалтеру не обязательно предоставлять больше доступа, чем требуется для выполнения его задач.

Как Intax Wise помогает с KSeF

В Intax Wise мы помогаем клиентам организовать работу с KSeF в рамках бухгалтерского обслуживания.

Настраиваем рабочий процесс, помогаем подключить систему к wFirma и объясняем, какие документы бухгалтер получает автоматически, а какие по-прежнему необходимо передавать отдельно.

За компанией закрепляется бухгалтер, с которым можно напрямую обсудить текущие вопросы по документообороту и бухгалтерии.

Бухгалтерское обслуживание Intax Wise

Связаться с нашей командой

Материал носит информационный характер. Конкретные обязанности по использованию KSeF зависят от характера операций, статуса налогоплательщика и действующих на соответствующий момент правил.