KSeF w 2026 roku – co przedsiębiorca powinien wiedzieć?
Autor:
Intax Wise Team
Krajowy System e-Faktur (KSeF) stał się obowiązkowym elementem prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Większość przedsiębiorców musi już wystawiać faktury w nowym systemie, a od 1 lutego 2026 roku obowiązują również zasady odbierania faktur ustrukturyzowanych.
Co to oznacza dla Twojej firmy? Wyjaśniamy najważniejsze terminy, obowiązki i zasady korzystania z KSeF.
Czym jest KSeF?
KSeF to państwowy system służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.
Zamiast tradycyjnego dokumentu PDF przedsiębiorca wystawia fakturę w określonym formacie elektronicznym, która następnie trafia do systemu Ministerstwa Finansów.
Po jej przyjęciu KSeF nadaje dokumentowi unikalny numer identyfikacyjny.
Dla przedsiębiorców oznacza to zmianę sposobu obiegu dokumentów między firmami i biurem rachunkowym.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF został wprowadzony etapami:
1 lutego 2026 r. – dla firm, których sprzedaż wraz z VAT przekroczyła 200 mln zł w 2024 roku.
1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców, z przewidzianymi w przepisach wyjątkami.
1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych przedsiębiorców korzystających z okresowego zwolnienia.
Do końca 2026 roku przedsiębiorcy, których miesięczna sprzedaż dokumentowana fakturami objętymi KSeF nie przekracza 10 000 zł brutto, mogą korzystać z rozwiązania przejściowego.
Po przekroczeniu tego limitu obowiązek wystawiania faktur w KSeF powstaje od faktury, która spowodowała przekroczenie. W kolejnych miesiącach nie można już wrócić do poprzednich zasad, nawet jeśli sprzedaż spadnie poniżej limitu.
Ważne: obowiązkowy KSeF nie obejmuje faktur wystawianych konsumentom (B2C). Takie dokumenty można wystawiać w systemie dobrowolnie.
Odbieranie faktur przez KSeF
Warto rozróżnić dwa obowiązki: wystawianie i odbieranie faktur.
Od 1 lutego 2026 roku przedsiębiorcy muszą odbierać faktury za pośrednictwem KSeF w przypadkach objętych systemem, nawet jeśli obowiązek wystawiania własnych faktur został dla nich odroczony.
Oznacza to, że mała firma korzystająca z okresowego zwolnienia może już otrzymywać faktury zakupowe od dostawców bezpośrednio w KSeF.
Dlatego warto zadbać o dostęp do systemu niezależnie od terminu rozpoczęcia obowiązkowego wystawiania faktur.
Jak uzyskać dostęp do KSeF?
Przedsiębiorca może korzystać z KSeF samodzielnie albo nadać odpowiednie uprawnienia pracownikowi lub biuru rachunkowemu.
Dostęp do systemu można uzyskać za pomocą dostępnych metod uwierzytelniania, w tym Profilu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub certyfikatów KSeF, zależnie od sytuacji.
Przed rozpoczęciem pracy warto ustalić:
Kto wystawia faktury sprzedażowe.
Kto odpowiada za odbieranie faktur zakupowych.
Jakie uprawnienia powinno otrzymać biuro rachunkowe.
Z jakiego programu firma będzie korzystać.
Prawidłowe nadanie uprawnień pozwala ograniczyć ręczne przekazywanie dokumentów i usprawnić współpracę z księgowością.
Czy trzeba zmieniać program do fakturowania?
Niekoniecznie. Jeśli dotychczasowy program obsługuje KSeF 2.0, przedsiębiorca może nadal z niego korzystać.
Faktura jest przygotowywana w programie, a następnie przesyłana do państwowego systemu.
W Intax Wise korzystamy z wFirma i pomagamy klientom organizować dostęp oraz połączenie z KSeF.
Przedsiębiorcy mogą również korzystać z bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów.
Czy można nadal wysyłać faktury PDF?
PDF może nadal służyć jako wizualizacja faktury, ale nie zastępuje faktury ustrukturyzowanej w przypadkach objętych obowiązkowym KSeF.
Jeżeli dokument musi zostać wystawiony w systemie, samo przygotowanie PDF i przesłanie go kontrahentowi e-mailem nie wystarcza.
W określonych sytuacjach wizualizacja faktury może być przekazywana nabywcy wraz z odpowiednim kodem QR.
Co zrobić, gdy KSeF nie działa?
Przepisy przewidują specjalne procedury na wypadek problemów technicznych, w tym tryby offline24, offline oraz rozwiązania stosowane podczas awarii systemu.
Pozwalają one wystawiać faktury poza standardowym trybem online i przekazywać je do KSeF w określonych terminach.
Firma powinna wcześniej sprawdzić, jak jej program obsługuje takie sytuacje i kto odpowiada za późniejsze przesłanie dokumentów.
Czy KSeF zastępuje przekazywanie dokumentów księgowej?
Nie całkowicie.
KSeF usprawnia dostęp do faktur ustrukturyzowanych, ale nie obejmuje wszystkich dokumentów potrzebnych do prowadzenia księgowości.
Nadal konieczne może być przekazywanie wyciągów bankowych, umów, dokumentów kadrowych, części faktur zagranicznych i innych informacji dotyczących działalności.
Dlatego warto ustalić z biurem rachunkowym, które dokumenty są pobierane z KSeF, a które trzeba dostarczać osobno.
Jak Intax Wise pomaga przedsiębiorcom?
W Intax Wise pomagamy klientom organizować pracę z KSeF w ramach obsługi księgowej.
Wspieramy konfigurację dostępu, nadawanie uprawnień oraz integrację z systemem wFirma. Wyjaśniamy również, które dokumenty mogą trafiać bezpośrednio do księgowości, a które nadal trzeba przekazywać osobno.
Każdy klient ma kontakt z księgowym odpowiedzialnym za jego obsługę, dzięki czemu może na bieżąco wyjaśniać kwestie związane z fakturowaniem i dokumentacją.
Sprawdź ofertę obsługi księgowej Intax Wise
Artykuł aktualny na 20 października 2026 roku. Materiał ma charakter informacyjny. Szczegółowe obowiązki zależą od rodzaju transakcji i statusu podatnika.
Źródła:
Przyjrzyjmy się Twojej sytuacji.
Opisz zadanie – sprawdzimy, w jaki sposób możemy pomóc i jakie powinny być kolejne kroki.
